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北京翻译项目管理的11 项挑战

Date: 2020-06-29 05:59:57Source: 志远翻译

文件翻译
项目管理是成功的翻译和本地化项目的关键之一。您的翻译机构将指派一名合格的项目经理来领导翻译团队的工作,并协商沟通,以达到关键的项目目标并成功地交付项目。
对网站翻译、软件翻译和文件翻译项目不熟悉的顾客经常会不清楚自己的责任,即以正确的文件格式交付明确定义过的内容,并向翻译公司提供合理的指导说明。这篇博文讲述了 11 项常见的翻译项目管理挑战的前半部分以及最佳实践的建议。您可以在此查看本系列的第二篇也是最后一篇博客文章:11 项翻译项目的项目管理挑战 第二部分》(11 Project Management Challenges for Translation Projects, Part 2)
1. 所提交的用于翻译分析和项目报价的源文件不完整
成本估算(报价)是大多数翻译项目的第一步,这需要进行全面分析,以获得准确的翻译字数。它不仅需要一整套包含文本内容的源文件,还需要一整套图形文件(屏幕截图或插图)。许多赶时间或不熟悉自己遗留项目的顾客会向他们的翻译机构提交不完整的源文件。丢失的文件五花八门,从文件项目中的附录到需要翻译和本地化的屏幕截图,都有可能。有些配音 (VO) 项目的顾客甚至在没有提供期限和剧本的情况下就要求给出报价。
顾客通常有一种错误印象,即翻译机构在浏览检查源文件的 PDF 输出后,就可以生成准确报价。虽然只使用 PDF 文件的确可以生成一个“近似”的估计,但实际的翻译项目和最终准确的报价却仍旧需要本地文件格式的源文件。
如果您是第一次提交文件,那么请在您的内部找一位行业专家(例如了解您的创作或 web 创建平台或技术的员工),以确认您已经找到了所有必需的源内容文件。这有助于您的语言服务提供方准确确定需要翻译和本地化的内容。

北京翻译公司

2. 提交不需要翻译的文件
“赶时间”的顾客经常向他们的语言服务提供方提交带有不需要翻译文件的目录结构。这不仅发生在顾客时间紧迫的时候,也发生在顾客必须要求翻译报价又不熟悉项目的时候。显然,向翻译公司提交不必要的文件会增加字数,因而增加您的预计成本。并且不需要的文件还可能会延缓沟通进程、延迟报价或拖延项目进度。
解决方案:如果您需要翻译报价,并且又没有亲自使用所涉及的创作或内容创建软件,那么可以请团队内部的专家扫描您收集的文件,以查找是否有应该从目录中删除的任何不必要文件,然后再将它们提交给您的翻译提供方。这将避免大量的混乱和不必要的项目时间浪费。
3. 没有为文件分析提供翻译记忆 (TM)
顾客有时会忘记,他们在项目早期版本的翻译过程中就已经创建了翻译记忆库。将源文件和 TM 一起提交给翻译公司进行分析,然后再获得准确的字数和最佳利用方案,这一点至关重要。任何可信的翻译机构都会在项目报价时问您是否有 TM。但是请注意,如果您忽略了 TM,有少数语言服务提供方会非常乐意顺势而为,直接向您收取更高的费用,因为您的“新单词”量更高。
4. 错误估计了精确报价的文件分析时间
一些顾客由于面临的内部压力,会要求立即获得成本估算、“现交现报”地完成一个多语言项目报价。这在项目是页数少、图形丰富的多语言项目的创意广告公司中更常见。缩减翻译机构用于源文件分析的时间只会产出不准确的估计结果,并且还会使您在项目时间和成本预期上收到不正确的建议。
5. 对翻译项目不切实际的“加急”期盼
几乎任何顾客都可能偶尔需要处理一个“加急”的翻译项目。产品开发的意外延迟可能会推迟翻译和本地化的时间表,并迫使完成多语言项目的可用天数减少。通常,紧急项目的溢价高达 35%,以此弥补消耗额外资源带来的成本。但请注意,您的翻译合作伙伴并不能总是在很少或根本没有准备的情况下召集额外的团队成员来完成您的项目。
经验之谈:如果您意识到您的项目原本的时间目标已经不能实现了,并且一个加急的翻译项目可能是必要的,那么请尽可能提前通知您的翻译伙伴。这将允许您的翻译项目经理在为时已晚之前修改资源规划,以为您的项目留出额外人数。
6. 忽视对术语表的需求
词汇表开发是多语言项目中必不可少的第一步,它能确保翻译的一致性,并确保您的意图能以所有目标语言的形式正确地传达给受众。如果您还没有术语表,一家享有盛名的翻译机构会在报价中包括术语表的开发。一旦您建立了一个术语表,就可以在未来不断对它进行迭代更新,这在时间和成本上对您都大有裨益。
不熟悉网站翻译、软件翻译和文件翻译项目的顾客经常不清楚自己的职责,即以正确的文件格式交付明确定义过的内容,并向翻译机构提供具体说明。项目管理是成功的翻译和本地化项目的关键组成部分。
我们在之前的博文《11 项翻译项目的项目管理挑战 第一部分》中讨论了,您的翻译机构将如何指派一名合格的项目经理来领导您的翻译团队。第一部分涉及的问题包括:提交文件缺失、忽略提交翻译记忆以进行文件分析、错误理解时间框架、对加急处理项目的不切实期望以及忽视翻译项目对术语表的需求。这篇博文则继续讲述了 11 项常见翻译项目管理挑战的后半部分以及最佳实践的建议。

7. 文件命名与目录结构不一致

有时候,顾客进行报价时提交的文件名和目录结构与付费翻译项目中使用的实际源文件有很大不同。显然,您不应该指望您的项目经理和翻译团队可以“猜出”最终处理的那些文件中,哪些等同于报价分析时的那些文件。当目录结构和文件具有不一致的命名规范时,误解可能会贯穿翻译过程的整个“供应链”。
解决方案:请与您的内部团队建立标准文件结构和命名约定,并将这些标准告知您的项目经理。另一个应该做的决定是,您是否希望交付的译后文件与英文源文件具有相同的名称(例如 chap_01.fm),还是您希望用语言标识符重命名文件(例如 DE_chap_01.fm)。

8. 取消翻译项目启动会议

顾客因最后一分钟出现日程冲突而取消参加翻译项目启动会议的情况并不少见。这其实违背了顾客的最大利益。翻译项目启动会议是您了解团队成员和进行提问的好时机。这也是您的翻译团队在工作开始说明您的目标和指导方针的主要机会。许多问题可以通过在项目目标上建立相互理解来避免。如果所有问题都没能得到解决,误解就会接踵而至,而到了项目中期,再进行纠正的难度可能就会因涉及的目标语言的数量被放大。

9. 预测译员的休假时间表

您翻译项目中的大多数语言学家可能居住在北美之外,或者在其他时区工作。您在制定翻译项目时间表时就需要考虑其他国家共有的假期和休假时间表。例如,许多穆斯林国家在星期五和星期六庆祝他们的周末:星期天是工作日。中国大部分地区在春节、端午节和其他在美国不太知名的节日期间会关闭几天。欧洲大部分地区的人们在八月的大部分时间都在度假。
您的项目经理将建议您一年中可能影响您项目进度的某些时间,并要求您多花几个工作日来完成您的翻译项目。最佳实践:提前几周让您的项目经理知道任何即将到来的项目,这些项目可能与世界其他地方的“停工时间”重合。

10. 在电子邮件交流中使用与主题相关的标题

尽管这个建议看起来不需要提大家也知道,但它却是沟通失败的主要原因之一。即使提供翻译门户来减少或消除顾客使用电子邮件的机会,项目中也还是总会有“匆忙”的顾客感觉不得不通过电子邮件提出请求。许多事务繁忙的人只会查看项目经理发送的最新一批电子邮件,然后就回复,并且还在邮件正文中嵌入一个与主题完全无关的请求。这可能会使项目目标或项目范围请求在不相关的电子邮件中“丢失”,从而使得项目面临失败的风险。
经验之谈:当通过电子邮件提出任何对您的翻译项目至关重要的额外请求时,请一定要用一个新的、相关的主题写一封新的电子邮件。

11. 项目范围改变

项目经理或顾客可能会发现需要更改项目范围。翻译公司的项目经理可能会发现用于报价的文件中之前未发现的问题,或者图形地图可能包含必须本地化的文本,此时项目就必须增加额外的时间和费用。
翻译项目开始后(或指导方针改变后),如果顾客发现需要添加额外的内容,那,那么他就应该尽快告知项目经理。项目范围的变更可能需要消耗额外的资源,并且肯定会影响项目进度,还可能会延迟项目的完成。因此项目经理越早得知变化,就越有余力及时完成项目。
The End

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