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文件修订控制第 3 部分:章节号和文件命名规则

Date: 2020-09-16 16:14:44Source: 志远翻译

文件翻译

在我以前关于文件修订控制的博客文章中,我谈到了管理文件修订和创建标准目录结构以及跟踪文件更改的重要性。在这篇博客文章中,我将解释为什么标准的文件章节号和文件命名规则很重要,并提供一些指导。

建立文件章节号和文件名的命名规则是文件修订控制过程的重要组成部分。如果没有标准的文件章节号系统,可能很难跟踪文件和查找文件,并且会让客户导致混淆。如果您的企业想要达到 ISO 9001 标准,您必须建立一个文件修订控制流程,命名规则是其中的一部分。当客户下载文件时,文件名对他们来说是可见的,所以您希望有对他们有意义的东西。

文件章节号规则指南



您需要制定一套文件章节号规则,以便每个文件都有自己的唯一标识符。为了避免产生任何混淆,文件编号应该清晰且易于查找。有些企业有一个配置管理系统,其中章节号是自动分配的。但是,如果没有这个系统,您可以自由创建自己的编号规则。

考虑对您的业务有意义的章节号元素,在翻译文件时,请确保您的命名规则对各种语言都有意义。建议遵循以下准则:

•       考虑文件是内部的、外部的还是两者都有,以及它们是否应该遵循相同或不同的编号规则。

•       查看文件集中有多少文件,并确保您有一个允许您扩展该文件集的系统。例如,现在您可能有 40 个客户成功案例,但是您希望确保您可以增加数量,因此不想使用两位数的编号系统。对于技术文件,尤其是如果您翻译过的,文件数量可能会达到成百上千,因此,章节号应该至少有四位数长。

•       如果要为相对简单的文件集创建编号规则,可以在章节号中添加前缀,以便快速识别文件。例如,如果您有一个白皮书文件集,您可以以前缀“WP(White Paper 白皮书)”开始编号,那么完整的文件编号可能类似于“WP-000139”您也可以在白皮书的标题中包含一些关键词,如“WP-000139 产品 ABC 能做 X”。

•       但是,如果您有一个更复杂的文件集,例如技术文件,您可能有很多标识符可以合并到章节号中。例如,您可以添加一些元素来反映文件类型、产品名称、语言、版本或发布日期。以下是一些例子:

出于版本控制的目的,您需要确保每个文件都有一个修订级别(数字或字母)。每次修改文件时,修订号或字母应该向前移动一个。以下是一些例子:

ABC_ 快速入门 _ 英语 _10036_A

ABC_ 快速入门 _ 英语 _10036_B

ABC_ 快速入门 _ 英语 _10036_C

实现修订级别是版本控制的关键组成部分。这样,每个文件都有自己的章节号和修订信,使其成为一个独特的文件。在翻译文件时,重要的是把译文和英文版本同步,这样您就知道内容是一样的。

这里还有几件事要考虑:

​•       章节号应该位于文件上的显眼位置,例如封面上,方便查找。

•       除了章节号和修订级别之外,月份和年份也应该位于容易识别的位置,最好是通过章节号。客户可能不知道章节号中的“B”代表修订级别,但是月份和日期很容易识别。

•       在翻译文件时,请对翻译的文件遵循相同的过程。

文件命名规则指南

除了文件章节号规则,您还需要一个文件命名系统。您可以遵循我在前一节中介绍的相同指南。

命名文件时,还需要考虑另外两件事。首先,您的文件名可能会根据它在您的网站上的工作方式而改变。例如,您可以为您的文件指定一个特定的名称,但是您的网站根据自动随机编号方案命名文件。在付诸更多工作之前,请先与您的网站专家谈谈,看看这是否存在这一问题。第二,想想您的客户在下载您的文件时会想看到什么。您可能希望使用精心设计的命名系统,因为就内部而言这很有帮助,但是客户可能不知道 TD11456-BC_9.01_ABC_ 2015 年 9 月是什么意思。在创建文件命名规则时,请记住这一点。

有些创作程序,如 Adobe Acrobat 和 FrameMaker,有内置的属性字段,您可以使用这些字段来跟踪标题、作者、主题和关键字等内容。这些可能是版本控制和搜索引擎优化需要填写的重要字段,通过使用网站搜索和搜索引擎使文件更容易找到。如果您需要文件翻译,请与您的语言服务提供方合作开发翻译文件的流程。

结论

为文件章节号和文件名建立一套标准命名规则很重要。在命名规则中,您需要考虑许多不同的元素,并且文件章节号应该位于容易识别的位置。在我这里寻找未来关于版本控制的博客帖子。
 

The End

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