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文件修订控制第 2 部分:跟踪修订之间的更改

Date: 2020-09-15 17:01:44Source: 志远翻译

文件翻译

在我的文件修订控制博客文章系列的这一部分,我将描述在整个创作流程中关于修订控制需要考虑的一些事情。我还会给您一些关于版本控制和记录策略与程序的额外技巧。

在整个创作流程中管理修订控制

在之前的博客文章中,我谈到了修订控制的要素,例如管理文件版本创建标准文件夹目录结构跟踪修订之间的变化以及建立零件号和文件命名规则。以下是如何在整个创作流程中实施这些准则的简要说明。


 
启动新项目

如果您要创建新文件或修改现有文件,请遵循您建立的文件零件号约定和文件命名约定准则。您还需要设置文件夹目录结构。

在审核周期中管理文件

在审校周期中,您不希望审校者认为文件是最终草稿,并将其保存下来以供重用。为了防止这种情况发生,在文件上创建某种明显的标识符,以反映文件是草稿。您可以使用 Adobe Acrobat 添加水印或图章。您也可以使用创作工具提供的任何功能。

对于审校者来说,了解修订之间的变化是很有帮助的,这样他们就知道应该关注什么,尤其是如果是一份很长的技术文件。

您应该在审校周期内为文件建立一个命名系统,尤其是如果您通常有多个审校周期。可以添加像 V1、V2 等版本号或者 1、2、3 等一样简单的文件名。例如:

ABC_ 快速入门 _ 英语 _10036_A_V1

您还应该创建一个文件目录文件夹来存储草稿。

最终确定并发布文件

确定谁负责保存最终文件以及存放位置,并遵循标准零件编号和文件命名系统。还要决定如何处理草稿。

其他人可能需要将文件上传到网站、打印或通过配置管理发布。如果是这样,请确保您与这些组建立了一个流程,这样在其他文件夹或其他地方就不会有多个版本的文件可用。考虑创建一个清单,包括流程和所有步骤。

打印纸质副本

如果您为内部团队(如顾客服务团队)打印纸质副本,请记录它们所在的位置,并建立一个流程,以便在发布新版本或新文件时更新它们。

提供沟通计划

创建内部和外部沟通计划,让您的顾客知道文件已经更新或创建。如果合适的话,是修订版就要说明有什么变化。
遵循翻译文件的标准程序

如果您翻译文件,请使用文件命名系统并确定主文件的存储位置。此外,请遵循本节中适用于翻译文件的任何流程。

管理文件的技巧



以下是我推荐的其他一些东西,可以帮助您管理修订控制流程。

创建文件主列表

创建所有文件的主列表,包括标题、零件号、版本字母、语言和您可能想要搜索的任何其他信息。拥有一个可以搜索和参考的列表将有助于您管理文件和处理库存。这将提供文件集的整体视图,您可以参考当前版本并管理语言支持。此外,如果产品中有什么变化,您可以很容易地看到哪些文件可能会受到影响。

记录策略和程序

我建议写下您所有的修订控制政策和程序,供团队遵循。尤其是当您是新来的时候,忘记细节是很容易的,所以有一个参考是有帮助的。当新编写者加入时,这将帮助他们学习这个系统,而不需要花费太多的训练时间。

创建文件报废计划

我还建议为发布的文件建立一个文件报废计划和定期审校周期,并将这些纳入您的策略和程序文件。我们经常忙于关注即将发生的事情,以至于忘记了为顾客提供的消费。然而,如果您的网站上有过时或错误的内容,它会回头损害您。顾客可能会抱怨并开始怀疑您提供的信息,这可能最终会伤害顾客忠诚度或劝阻潜在的新顾客,而且还可能产生法律后果。建立并遵循文件废弃计划和审校周期应确保您所掌握的信息是最新的和正确的。

结论

在整个创作流程中,有许多方法可以管理修订控制。记录您的策略和程序将有助于保持一致性。请在我的博客中寻找关于 Adobe FrameMaker 中修订控制功能的文章。
 

The End

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