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文件修订控制第 1 部分:管理修订和创建标准目录结构

Date: 2020-09-14 16:20:23Source: 志远翻译

文件翻译

文件修订控制涉及许多要素,包括但不限于:

1.管理文件版本
2.创建标准文件夹目录结构
3.跟踪修订之间的更改
4.建立零件号和文件命名协定
5.管理文件创建和发布工作流程中的许多步骤

对于这篇博客文章,以及本系列中关于修订控制的其他博客文章,我将重点介绍一些文件,如技术手册、营销宣传材料或培训材料。

不言而喻,如果您有一个可行的修订控制系统,您的生活会更轻松。不应该再绞尽脑汁去想您把文件存放在哪里,或者想知道您是否有最新版本。但是除此之外,还有许多其他原因需要实施修订控制系统,例如:

1.确保您的客户可以获得最新版本
2.不要提供不应该提供的修改
3.保持翻译文件与英文版本同步
4.如果内容有差异或您有客户投诉,请跟踪从一个版本到另一个版本的更改
5.符合 ISO 9001 标准
6.更轻松与其他作家合作
7.满足法律要求,例如记录保留

由于关于版本控制的主题有太多要讨论的内容,我将从管理文件版本和创建一个标准的文件夹目录结构开始。我将在以后的博客文章中讨论其他主题,包括一个关于 Adobe FrameMaker 版本控制功能的主题,这是一个用于技术文件的流行创作工具。

使用版本控制软件

版本控制是对文件、文件或软件更改的管理。使用版本控制软件 (VCS) 是自动化版本跟踪的一种有用方式。有许多不同类型的版本控制软件,包括开源和专有软件。

在文件版本控制的上下文中使用 VCS 的主要好处之一是它可以防止内容被多个用户覆盖。使用签入、签出系统,您可以查看文件是否可用。如果您将文件存储在没有跟踪机制的文件目录结构中,内容被覆盖的可能性更高。您还可以通过查看日期、作者和注释来查看文件的历史。

使用 VCS 的另一个好处是您可以回顾文件的早期版本。如果有多人在处理一个文件,或者一个文件的新作者将要编写下一个修订版,这将是非常有利的。在软件创建的情况下,开发人员正在创建代码,如果发现错误,您可以将软件回滚到以前的版本。

毫无疑问,某样东西在哪里,哪个版本是最新的,如果您是一个工作时间和地区不同的全球团队的一员,这一点尤其有用。

如果您没有 VCS,一些文件创作程序提供跟踪功能,您也可以创建手动系统。我将在未来的博客文章中更详细地讨论这一点,该文章将跟踪修订之间的变化。

建立文件夹目录结构



如果不使用版本控制软件,您可能会将文件保存在文件夹目录中。以这种方式管理文件可能会更具挑战性,但是如果您有一个良好的系统并遵循它,您就可以获得成功。

在目录结构中管理文件的两个主要方面是建立一个好的文件夹结构与标准的文件夹命名约定。当然,训练团队中的每个人都遵守标准。您所设置文件夹结构的方式将取决于您的业务,但一般来说,请考虑以下因素:

1.文件类型
2.产品类型、名称和版本
3.语言集
4.项目
5.面向内部与外部的文件
6.文件命名约定

在层次结构的顶部设置具有最大信息类别的结构,并以特定于项目的文件夹结束。在每个项目文件夹中,您还应该有一个标准的文件夹设置。对于项目,请考虑以下事项:

1.变化
2.审阅者评论
3.红线
4.制图法
5.项目信息
6.会议笔记
7.翻译
8.早期的版本
9.批准
10.草稿
11.最终草案

每个文件夹中大多数项目的命名约定可能并不太重要,但是您应该有草稿和最终文件的命名约定,以及存储这些文件的过程。我将在以后的博客文章中进一步讨论这个问题。

如果您建立了一个好的文件夹目录结构,并且每个人都遵循它,希望您不会有太多找不到文件或最新文件的情况。

结论

修订控制涉及许多组件,例如管理版本控制和使用版本控制软件,以及建立良好的文件夹结构和标准文件夹命名约定。从我这里寻找未来关于版本控制的博客文章。

The End

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