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翻译项目管理

Date: 2021-02-09 10:35:25Source: 志远翻译


文件翻译
为了解开翻译项目管理的谜团,这篇博客文章的内容将涵盖翻译代理项目经理的典型职责以及他们在典型的文件翻译项目中必须执行的常见任务。软件翻译网站翻译项目的范围只会略有不同。

一些刚开始接触翻译的客户认为,一定有某种软件解决方案,可以完全“自动化”进行翻译或完成本地化项目的项目管理。正如这个系列博客文章所指出的,软件或自动化不能取代人类项目经理,因为项目变量、需求、项目范围的例外等众多因素,人类项目经理是流程中不可或缺的因素。


什么是翻译项目管理?
翻译和本地化项目中的项目管理包括识别需求、组织项目计划,然后确保和管理人力资源以成功完成和交付项目。这些任务的难度和相关挑战因项目而异。

项目管理准备:项目经理根据客户的要求,通过对项目范围的充分理解来开始翻译项目。然后,他们细化项目需求,以确保准确性。基本来说,翻译项目经理必须准确地规划出如何执行工作。

确定项目资源:项目经理必须确定什么类型的人力资源(语言专家、工程师等)。并且将根据项目所需的特点来统筹资源。创建项目计划时必须考虑的因素有:(a) 根据项目的规模和时间,决定需要多少团队成员,(b) 有多少种语言,以及 (c) 需要什么类型的资源:语言、工程或生产(桌面出版)。是否需要特定行业或使用工具的经验?

创建项目蓝图:项目经理随后将使用他们的项目管理软件(Global Project Management Software,或者如 ATA 使用的是 GPMS):这将使他们能够输入所有的要求和资源,从而能够在他们进行翻译 / 本地化过程时跟踪项目预算和文件的预计周期。他们还将制定项目进度表,并在项目规范中明确客户的期望。

项目文件管理:项目经理必须检查源文件,以确定各种因素。他们必须确定文本和图形文件的格式,因为这将决定生产和多语言桌面出版可能需要哪些软件和人员。在文件翻译中,文件格式将对此产生很大影响。例如,这些文件是非结构化的 FrameMaker 还是 XML 格式?

为团队起草项目说明:项目经理必须为其内部团队定义并提供项目计划,该计划包括清晰的书面项目说明和完成时间点。这些说明可能包括客户定义的精确标准列表。文件翻译项目的项目说明示例是对应于每种目标语言的页脚列表。

内部团队项目启动会议:一旦项目说明完成,项目经理将会安排一次内部团队项目启动会议。内部启动会议确保所有团队成员了解需要做什么以及任何特殊的客户需求。

行业主题专家和团队中的专家可以识别和标记需要在会议期间提请客户注意的技术问题。示例可以包括用仅在点阵图格式中可用的文本识别图形;可能需要 Illustrator Photoshop 的源文件。然后,项目经理根据内部团队反馈完善项目需求,并为客户启动会议做准备。

客户项目启动会议:在这次会议中,项目经理讨论团队将如何完成项目目标,并确认最终的项目交付成果。他们还将提请客户注意在内部团队启动会议中发现的任何生产或工程问题,以便澄清和解决。

项目资源分配:一旦项目经理确定并验证了项目范围、时间表和预算,下一个主要任务就是确定根据项目规模和交付日期而调整人力资源。项目经理必须根据范围、时间和预算角度来计划项目。项目经理的主要目标是优化人力资源的分配和实施,以最具成本效益的方式实现预算和交付日期目标。在新项目中,项目经理可能会与供应方管理层合作,以找到合适的资源。

语言资源可能在常驻翻译服务团队之外,并且可能位于不同国家或地区。所有这些都将被纳入项目进度表。在许多情况下,合格的翻译机构项目经理不需要亲自去供应方管理部门,因为他们过去与客户的关系以及重复的项目需求将使他们能够简单地“知道”与哪些供应商合作。

项目问题升级:翻译机构项目经理是负责升级项目过程中出现的问题以供解决的主要负责人。发生问题或项目异常时,团队成员将向项目经理传达。一个例子可能是语言专家发现了“截短的”文本。项目经理将迅速确定谁能解决问题,以及下一步要完成的解决方案。项目经理还必须随时向客户通报任何需要客户投入解决的问题。

客户沟通:项目经理通过自动状态更新、项目报告等,让客户了解项目进展的最新情况。在许多情况下,项目经理必须根据团队成员和语言供应方的反馈向客户解释具有高度技术性的问题。

项目经理在收到沟通时会对其进行跟踪和记录,以便为将来的项目更新做好记录。根据团队成员所在的时区,需要跟踪的沟通可能在项目经理一天的很早或很晚才收到。

项目交付:随着翻译项目接近完成,项目经理有几个步骤要完成,以确保交付是完整的,并符合原始项目规范。

最终文件检查:如果有 32 个特定格式的源文件,那么在项目交付阶段必须有 32 个相同格式的目标语言文件。项目经理必须为项目交付准备文件,并通过首选渠道(翻译公司的翻译门户或客户的文件传输协议网站)设置交付给客户。

客户审查和最终修订:许多翻译项目需要客户的内部审查,甚至国内审查 (ICR)。在这种情况下,请求的更改和修订会从客户端返回,并需要对可交付文件进行最终编辑。项目经理整理所有请求的变更,然后将评论和更正传回制作团队。最终更新的文件由项目经理在实施和审查修订后交付给客户。

翻译项目后评估:大型项目需要在项目完成后与客户举行项目后评估或“事后”复盘会议。项目经理将记录和记录以下问题:

客户有什么更改,为什么要求更改?
确保在翻译项目管理系统中记录并保存客户反馈作为注释(ATA 使用的是 GPMS)
确保文件已正确归档,以备将来使用。

为什么翻译项目管理对项目成功至关重要
显然,在这一连串的事件中,有许多地方的沟通可能会中断,或者可能会出错。合格的翻译公司和本地化项目经理有同步的流程来帮助防止错误的发生。

一名合格项目经理的“人的因素”对翻译项目的成功是绝对必要的。在某些方面,项目经理充当“烟雾探测器”的角色,感知可能影响项目预算或交付日期的偏差的预警信号。简而言之,项目管理对客户来说是一项与实际翻译服务一样有价值的服务,而翻译服务是项目的重点。

在为您的翻译或本地化项目选择翻译公司时,您应该要求介绍给您的潜在项目经理。这位有价值且必不可少的团队成员将是您从项目开始到结束的主要联系人。
 

The End

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