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内容策略:内容重用

Date: 2020-09-18 16:18:36Source: 志远翻译

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内容策略包含许多不同的部分。

内容审计是内容策略的一部分。内容重用是一种一次创建内容然后重用该内容的方式,是另一个关键部分,因为这种做法可以提高一致性,产生更高质量的内容,并降低创作和翻译成本。实施内容重用策略可以帮助企业满足对内容创建、定制内容和更改需求的不断增长的需求。

内容重用是一个很大的话题,所以在这篇博客文章中,我将在很高的层次上描述什么是内容重用,内容审计如何帮助您开始,以及在构建重用计划时需要考虑的事情。

什么是内容重用?
 

内容重用是指按照最佳实践指南编写一次内容,然后在多个地方重用该内容的实践,可以在同一文件内、跨其他文件还是在其他输出中。您使用内容块作为构建块来创建文件、网页等。您还需要建立一个重用计划和工具来管理所有内容。当您需要进行更改或创建新文档时,您将知道从哪里访问内容以及哪些文件会受到影响。

关于如何编写重用,有很多指导方针,所以我在这里仅举几个例子。首先,确保您了解和理解您的受众,以便写相关的内容。内容应该写在最小的有意义的区块(例如句子、段落或章节)中,并且应该是独立的,这意味着有人可以脱离上下文阅读内容,并且仍然理解它。内容也应该尽可能不使用特定的产品或服务名称——这些术语可以根据创作工具作为变量添加进来。例如,您可以在 Adobe FrameMaker 中对术语进行条件化,或者在 XML 中使用变量。

从内容审计开始

进行内容审计是研究您的内容重用潜力的一个好方法。内容审计由内容清单统计(内容的数量)和定性分析(针对各种业务度量分析内容)组成。彻底的审计将囊括您可能有重叠内容的所有领域,如网站副本、营销宣传材料、技术文件或培训材料。您还可以关注某一种文档类型,如手册。

如果您不知道从哪里开始,那可以从查看您的各种内容开始,比如小册子。查找类似的内容或部分,例如:
•       公司联系信息
•       免责声明
•       产品特性
•       产品或服务描述
•       产品规格
•       具体程序

例如,假设您有一个名为“关于我们公司”的主题,在您的所有手册中都有使用,但是您有一些不同的变体。您希望使用您的指南重写该主题,以便建立一个标准版本,将其整合到整个手册集中。

当您开始看到一些模式时,您应该知道在哪里进行审计。您还会看到一些内容,对它们进行审计是没有意义的,例如只包含在一个文件中的内容、针对您的产品和其他产品的独特内容。所以要关注可以内容重用的机会。
要了解更多如何进行审计并查看示例,请阅读我关于内容审计的博客文章,以及我关于技术、营销、网络和内容审计本地化审计的具体文章

构建内容重用计划
 

进行审计后,分析结果并创建内容重用计划。根据您的结果和优先级,您可能最终会得到一个小的内容重用计划,例如标准化您的客户服务信息、社交媒体参考和手册中的产品描述。或者您可能最终会有一个大的内容重用计划,可能需要用标准的章节和程序重写您的说明书。

不管是什么情况,您的计划都应该包括主题的名称、相关的产品或服务以及使用它的文件或位置。您应该考虑是否以及如何重写内容、如何以及何时更新内容、所需资源、时间表和正在进行的工作计划。

理想情况下,您应该有一种自动的方法来查找和链接内容,例如组件内容管理系统 (CCMS)。您也可以使用详细的元数据创建电子表格。

结论

建立内容重用计划可以通过遵循标准指南来提高一致性和质量。一次性编写内容还可以降低您的创作成本和翻译成本。
 

The End

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